時間が足りない!営業マンが時間を作るためにしている3つの行動管理

ムダな時間 営業職の仕事

こんにちは、コジローです。

時間が足りない!

忙しい時こそ時間の大切さに気づくものです。
1日は誰でも24時間です。
それなのに、できる営業マンは同じ時間の中でも生産性がずば抜けて高い!

本日は、ムダに時間を浪費しないために気をつけることを3つご紹介します。

 

ムダな時間をなくそう!時間を作るための方法3つ

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ムダな時間をなくすために気をつけるべきは以下の3つです。

  1. 行動したことを即座に記録して、前回なにをしたか思い出す時間をなくす!
  2. 商談状況をつねに最新にして、行動の優先順位を明確にする!
  3. 提案資料の作成は過去資料を参考に、保管場所は分かりやすくする!

当たり前なことですが、1手間掛ければ次から楽になるのに一時の面倒くささを理由に行動できない人もいます。
今の5分を犠牲にしてでも、未来の10分を意識しましょう。

 

1.行動したことを即座に記録して、前回なにをしたか思い出す時間をなくす!

顧客と会った、メールした、電話した。
行動したすぐあとは記憶も新しく、「わざわざ記録しなくても覚えてるよ!」ということもあります。

たしかに数時間、数日前にあったことなら覚えてもいられます。
しかし、1週間、2週間とたつとどうでしょうか?
会話内容、メール内容を逐一覚えていられるでしょうか。

人の記憶は時間と共に思い出すのに時間がかかります。
もしかしたら思い出せないかもしれません。

メールを見返せばメール内容は確認できますが、時間がかかりますよね。
合ったときに話した内容や、電話は記録すら残りません。

メールを見返す時間、思い出すために「ウーン、ウーン」と唸る時間はムダです。

何か行動をした、後で見返す必要がでることは即座に記録を残してムダな時間をなくしましょう。

 

2.商談状況をつねに最新にして、行動の優先順位を明確にする!

すべての顧客との商談状況を覚えておくことは不可能に近いです。

ムダな時間をなくすために、行動を記録する必要性は上記の通りです。
さらに時間を有効に使うためには、記録した情報を元に優先順位を付けることです。

仕事では、1から順番に動いていては要領が悪くなります。
優先してやるべきことはなにか、いますべきではない仕事はなにかを判断するために商談にも優先順位をつけます。

ゴールが近い商談は優先的に対応し、淀みなくにゴールに誘導します。
反対に、ゴールが遠く、緊急性のない商談は少しあと回しにします。

優先順位を付けるには、商談の情報が常に最新になっている必要があります。

商談の情報が古いと、間違えた優先順位をつけてしまう恐れがあります。
上司や先輩も商談の情報を確認して、指示を出すでしょう。

自分だけが最新の情報を知っていてもダメです。
共有されている情報こそ、最新の情報に更新することを習慣化しましょう。

 

3.提案資料の作成は過去資料を参考に、保管場所は分かりやすくする!

時間がない!という営業マンの理由に、提案資料の作成に時間がかかる、というものがあります。

たしかに、提案資料はしっかり作るべきです。
ただし、提案資料の作成ばかりに時間を使ってしまって他の業務がおろそかになってしまっては本末転倒です。

提案資料の作成に時間がかかるのは、全ての資料を1から作ることが理由となります。

似たような資料を過去に作成していても、それを利用せず、再度始めから作成することでムダな時間を使ってしまいます。
資料作りは、過去の資料に類似したものがないかを確認します。
すべて、もしくは一部だけでも再利用することができれば、その部分だけ作成時間を短縮することができます。

資料を再利用するためには、保管場所にも注意が必要です。

今回はCフォルダ、次はデスクトップ、その次は共有フォルダ。
このようにバラバラの場所に保管していては、次回に再利用するときに探す時間がかかってしまいます。非常にムダな時間となります。

自分の中でルールを予め決めておき、どの資料がどこにあるのか、完璧には分からなくても「あの資料ならこの辺かな〜」くらいの感覚は最低でも持っておきましょう。

 

実は、最もムダな時間は〇〇時間である!

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時間の使い方の中で一番ムダな時間となるのは、移動時間です。

わざわざ訪問する必要がないのに、時間を使って顧客に会いにいくのはナンセンスです。

訪問しなければいけない、訪問しなくても良いという判断を客観的に行うことでムダな訪問回数はなくして、移動時間を極力減らしましょう。

そうはいっても、訪問しなければいけない条件ももちろんあります。

  • 本音を聞き出すための商談
  • その場で判断が要求される交渉
  • クレーム対応

総じて、相手の顔色を伺うための活動には時間を惜しまず直接会いにいきます。
特に、クレーム対応の場合はなにを差し置いてもすぐに会いにいく必要があります。

時間をあけるほど、顧客はヒートアップして取り返しがつかなくなります。
積極的に会いにいって、早期解決を心がけましょう。

 

まとめ

営業マンは忙しいです。

ただでさえ、忙しいのでムダな時間は極力減らしましょう。

ムダな時間を作らないために意識することは、「同じことをしない」です。

メール文面、資料作成、同じ話しを何度も思い出す作業など。
実は、意識しないと同じことを何回も繰り返しているものです。

同じことしない、と意識するだけでも同じことをしないための施策を考え、ムダな時間をなくすように頭が働きます。
メールのテンプレート化や、資料の再利用などを心がけましょう。

特に移動時間はムダとなります。
訪問すべきかの判断は客観的にして、なんでもかんでも訪問するという意識はなくします。

ただし、相手の顔色を伺う必要がある時は積極的に訪問しましょう。

最近は、メールも発達してきていて、訪問よりもメールが好まれるケースも多いです。
顧客の立場になって考え、対応をしましょう。

それでは、また。

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